Vedtægter for Studenterhus Odense

Vedtægter for Studenterhus Odense

Dato for ikrafttræden: 22. marts 2017


§1 Navn og hjemsted

Foreningens navn er Foreningen Studenterhus Odense og har hjemsted i Odense Kommune. I daglig tale også kaldet Studenterhus Odense og Studenterhuset.

 

§2 Stiftelse

Foreningen er stiftet 18. december 2006 af de studerende ved videregående uddannelser i Odense.

 

§3 Formål

§3.1 Foreningen er forpligtet til:

  • At skabe og drive et tværfagligt, kulturelt og socialt samlingspunkt for de studerende ved Syddansk Universitet (SDU), University College Lillebælt (UCL), Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) og Syddansk Musikkonservatorium (SDMK).

  • At udbyde aktiviteter og events, der retter sig mod de studerende og deres interesser.

  • At skabe rum, hvor de studerende kan mødes med det lokale erhvervsliv.

§3.2 Foreningen har ingen partipolitiske eller religiøse tilhørsforhold og foreningen må ikke bruges til disse formål.

§3.3 Foreningen er almennyttig, og et evt. overskud af midler anvendes altid i henhold til foreningens formål.

 

§4 Foreningens drift

Foreningens drift finansieres af kommunalt tilskud, ved tilskud fra fonde, uddannelsesinstitutioner og sponsorater fra erhvervsvirksomheder samt indtægter fra aktiviteter indenfor foreningens formål. Et evt. overskud skal tilfalde foreningen og anvendes i overensstemmelse med formålet jf. §3.

 

§5 Medlemsforhold

§5.1 Medlemsforhold

Alle studerende, der er fyldt 18 år, og som er indskrevet på et fuldtidsstudie ved SDU, UCL, EAL og SDMK, er medlemmer af Foreningen Studenterhus Odense. Alle medlemmer er opstillings- og stemmeberettigede i foreningen, dog kan der kræves dokumentation i form af f.eks. fremvisning af gyldigt studiekort.

Aktive frivillige i foreningen, som ikke er indskrevet på fuldtidsstudie på SDU, UCL, EAL eller SDMK har tale- samt stemmeret på generalforsamlingen, dog uden mulighed for at stille op til posterne i bestyrelsen. For at blive aktiv frivillig skal man have optjent timer nok til at erhverve sig et frivilligt kort.

§ 5.2 Eksklusion

Bestyrelsen kan beslutte at ekskludere et aktivt medlem, som ikke efterlever foreningens formål eller som handler til skade for foreningen. Beslutningen kan appelleres til den førstkommende generalforsamling, hvor bestyrelsens beslutning kan omstødes, hvis 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for dette.

 

§6 Generalforsamlingen

§ 6.1 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

§ 6.2 Tidspunkt og indkaldelse

§ 6.2.1
Generalforsamling afholdes én gang årligt i perioden 15. marts til 15. april i hjemstedskommunen.

§ 6.2.2 

Generalforsamlingen skal indkaldes med minimum 4 ugers og maksimum 6 ugers varsel og dette sker via offentlig opslag f.eks. via hjemmeside, sociale medier og uddannelsesinstitutioner.

§ 6.2.3
Foreningens regnskab skal være tilgængeligt senest 1 uge før generalforsamlingen via foreningens hjemmeside.

§ 6.2.4 

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig såfremt den er lovligt indkaldt jf. § 6.2.1 eller

§ 6.2.5 

Forslag fra medlemmer til behandling under pkt. 6 i dagsordenen skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen afholdes og skal være tilgængelige for medlemmerne senest 2 uger før generalforsamlingen. Ændringsforslag til indkomne forslag kan ske senest på dagen for generalforsamlingen.

§ 6.3 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes på foranledning af ønske fra minimum tre

bestyrelsesmedlemmer. Indkaldelse skal ske med mindst 2 ugers varsel ved offentlig opslag.

§ 6.4 Møde­ og stemmeberettigede

Alle medlemmer er møde­ og stemmeberettigede, dog kan der kræves dokumentation i form af f.eks. fremvisning af gyldigt studiekort. Hvert medlem har én stemme og der kan ikke stemmes med fuldmagt.Stemmeafgivning foregår ved håndsoprækning, men skal ske skriftligt såfremt blot én af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer begærer dette.Alle beslutninger på

generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de stemmeberettigede. Ved

stemmelighed falder forslaget.Dog skal beslutninger om vedtægtsændringer ske med 2/3 af de

fremmødte stemmeberettigedes flertal og beslutningen træder i kraft straks efter vedtagelse

§ 6.5 Bestyrelses sammensætning og valg


Bestyrelsen består af 15 personer inkl. 2 suppleanter.

 

  • 1 formand vælges for to år i lige år og skal være studerende jf. §5.1.

  • 2 studerende vælges for 2 år i lige år og skal være studerende jf. §5.1.

  • 3 studerende vælges for 2 år i ulige år og skal være studerende jf. §5.1.

    • mindst én af de 6 studerende skal være fyldt 25 år.

  • 2 suppleanter blandt studerende (§5.1), der vælges for et år og hvor mindst ét af medlemmerne der vælges skal være fyldt 25 år.

  • Til bestyrelsen skal der udpeges 4 fuldtidsansatte fra henholdsvis SDU, UCL, EAL og SDMK. Disse skal være fyldt 25 år. Uddannelsesinstitutionerne udpeger selv en ny repræsentant ved forfald.

  • Til bestyrelsen skal der udpeges 3 eksterne erhvervs repræsentanter, udvalgt af bestyrelsen for en periode af to år. Genudpegning kan finde sted. Disse skal være fyldt 25 år.

 

Valgte bestyrelsesmedlemmer tiltræder umiddelbart efter generalforsamlingen, og bestyrelsen konstituerer sig selv på førstkommende bestyrelsesmøde.

 

§ 6.6 Konstituering

På førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand der skal være studerende og kasserer der enten skal være studerende eller erhvervs repræsentant. Derefter nedsætter bestyrelsen et forretningsudvalg bestående formand, næstformand og kasserer.

På bestyrelsesmøde udpeges endvidere 3 erhvervs repræsentanter der alle skal være fyldt 25. Der udpeges 1 ekstern repræsentant i lige år og 2 i ulige år.

§ 6.7 Forfald i bestyrelsen

Ved formandens forfald indtræder næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære generalforsamling. Ved forfald af bestyrelses øvrige medlemmer, indtræder

suppleanter og bestyrelsen konstituerer sig selv.
Bestyrelsesmedlemmer fortsætter deres valgperiode ud, selv om medlemmet bliver færdig med sit studie eller ophører med sit studie.

§ 6.8 Dagsorden for den ordinære generalforsamling

Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent

  2. Valg af referent

  3. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i den forgangne valgperiode

  4. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab

  5. Budget for det indeværende regnskabsår til orientering

  6. Indkomne forslag

  7. Valg til bestyrelsen

    1. Formand (lige år)

    2. 2 studerende (lige år)

    3. 3 studerende (ulige år)

    4. 2 suppleanter

  8. Eventuelt

§ 6.9 Dirigent

Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen og som ikke må være et medlem af bestyrelsen.

§ 6.10 Referat

Referenten udarbejder et referat fra generalforsamlingen, som underskrives af referenten, dirigenten og nyvalgte formand for bestyrelsen. Referatet godkendes af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde og offentliggøres senest 2 uger herefter.

 

§7 Bestyrelsen

§ 7.1 Sammensætning

Bestyrelsen består af 13 faste medlemmer med tale- og stemmeret, samt 2 suppleanter med taleret.

  • Formand

  • Næstformand

  • Kasserer

  • 10 menige bestyrelsesmedlemmer

  • 2 suppleanter

Udtræder et bestyrelsesmedlem inden udløb af en valgperiode, konstituerer bestyrelsen et nyt medlem blandt sine suppleanter.

§ 7.2 Opgaver

Bestyrelsen varetager foreningens tarv udadtil og indadtil. Foreningens ledelse varetages af bestyrelsen og forretningsudvalget. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden.
Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt

§ 7.3 Forretningsudvalgets opgaver og virke

Forretningsudvalget mødes som udgangspunkt før hvert bestyrelsesmøde og derudover efter behov. Daglig leder deltager i forretningsudvalgets møder.

Udvalgets opgaver er at:

  • Varetage den daglige kontakt til foreningens daglige leder.

  • Træffe afgørelser, som ligger uden for daglig leders beslutningmandat, men som ikke kan afvente kommende bestyrelsesmøde.

  • Planlægge bestyrelsens arbejde.

§ 7.4 Daglig leder

Bestyrelsen ansætter en daglig leder, som i samarbejde med forretningsudvalget  varetager den daglige ledelse af Studenterhus Odense. Den daglige leder skal følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen fastsætter. Den daglige leder deltager som sekretær på bestyrelsesmøder uden stemmeret.

Den daglige leder  ansætter i samarbejde med forretningsudvalget foreningens øvrige medarbejderer.

§ 7.5 Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes som minimum 4 gange årligt  i valgperioden, når formanden finder det fornødent eller når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt. Indkaldelse sker med mindst 2 ugers varsel. Dagsorden skal foreligge mindst 1 uge før afholdelse af bestyrelsesmødet. Bestyrelsens suppleanter indkaldes automatisk til bestyrelsens møder, medmindre andet bestemmes i bestyrelsens forretningsorden.

§ 7.6 Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 7 af dens stemmeberettigede medlemmer er til stede og når mødet er lovligt indkaldte. Kan et stemmeberettiget bestyrelsesmedlem ikke deltage i et bestyrelsesmøde, kan dette medlem indkalde en af de valgte suppleanter, som deltager i mødet med stemmeret.

§ 7.7 Beslutninger og afstemninger

Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed foretages en ny afstemning. Ved fortsat stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Der kan ikke stemmes med fuldmagt til bestyrelsesmøder.

§ 7.8 Referat

Til bestyrelsesmøderne føres referat, som straks efter godkendelse af bestyrelsen sendes til bestyrelsens medlemmer og til Odense Kommune. Referatet renses for personfølsomme oplysninger og lignende før det offentliggøres for foreningens medlemmer, ansatte og frivillige via hjemmeside, samt til SDU, UCL, EAL og SDMK.

§ 7.9 Inhabilitet

Hvis et medlem af bestyrelsen har personlige eller økonomiske interesser i en sag der

behandles af bestyrelse, så skal dette medlem oplyse sin inhabilitet, hvilket skal føres til

referat. Bestyrelsen bestemmer om bestyrelsesmedlemmet skal fratages stemmeret

og/eller bedes forlade lokalet ved behandling af sagen. Et flertal i bestyrelsen kan beslutte spørgsmål om inhabilitet.

 

§8 Frivilligudvalget

8.1 Frivilligudvalgets opgaver og virke

Foreningen skal nedsætte et frivilligudvalg med det formål at sikre de frivilliges stemme i organisationen, samt at sikre et godt samarbejde med foreningens ledelse.

Ud over at fungere som høringsorgan, kan udvalget indstille emner til behandling af bestyrelsen, forretningsudvalget og daglig leder, men ikke stille krav herom. De frivillige vælger selv, hvem der skal repræsentere dem i udvalget. Bestyrelsen har ansvaret for at definere nærmere forhold omkring valg og udvalgets størrelse.

 

§9 Ansatte

§9.1 Ansættelser:

Bestyrelsen ansætter en daglig leder efter stillingsopslag.

Daglig leder kan, evt. i samarbejde med forretningsudvalget, ansætte lønnet og ulønnet personale til varetagelse af foreningens drift.

Daglig leder deltager i bestyrelsesmøder med taleret. Øvrigt lønnede ansatte har tale- og stemmeret på generalforsamlingen, såfremt de er medlemmer af foreningen.

Lønnede ansatte kan ikke bestride bestyrelsesposter i foreningen.

§ 9.2 Foreningens daglige ledelse

Daglig leder har ansvar for foreningens daglige drift og ledelse, i henhold til bestyrelsens og forretningsudvalgets principielle beslutninger, politikker, strategier og budgetter.

 

§ 10 Økonomi

§10.1 Regnskabsperiode og årsregnskab

Regnskabet følger perioden 1/1-31/12 og fremlægges på den ordinære generalforsamling og skal være revideret af en ekstern statsautoriseret revisor udpeget af bestyrelsen.

Kan regnskab og/eller budget ikke udarbejdes rettidigt, indkalder bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling, når dette foreligger med henblik på godkendelse.

Årsregnskabet underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.

§ 10.2 Ansvar og disponering

Det er kassererens og bestyrelsens ansvar at føre tilsyn med at udgifter og indtægter bogføres forsvarligt, således at dette kan danne grundlag for udarbejdelsen af årsregnskabet. Det er kassererens ansvar, at der udarbejdes et årsregnskab for hver afsluttende regnskabsår til godkendelse på generalforsamlingen.

Kassereren, formanden og ansatte kan med bestyrelsens godkendelse disponere over foreningens midler, heriblandt bankkonti.

§ 10.3 Budget

Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget for det kommende regnskabsår til orientering på generalforsamlingen.

 

§ 11 Tegning og hæftelse

§ 11.1 Tegning

Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af formanden og kassereren. Bestyrelsen kan give tegningsret til ansatte i overensstemmelse med de retningslinier, der er indgivet for den pågældende stilling.

Ved køb, pantsætning eller salg af fast ejendom kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse.

§ 11.2 Hæftelse

Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med dennes til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.

 

§ 12 Ophør

Beslutning om foreningens ophør skal ske med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer, ved en ordinær generalforsamling. Beslutningen skal bekræftes ved en efterfølgende Ekstraordinær generalforsamling med 2/3  af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer.

Et evt. overskud ved opløsning af foreningens skal tilfalde formål eller aktiviteter, der ligger i forlængelse af foreningens formål og udloddes efter generalforsamlingens anvisning. Formuen kan ikke tilbageføres til foreningens stiftere og kan ej heller udloddes til medlemmerne.

 

Se Fødevarestyrelsens smiley-rapporter