Studenterhus
Odense

Vedtægter

Foreningen Studenterhus Odense

Dato for ikrafttræden: 21. april 2022

§1 Navn og hjemsted

Foreningens navn er Foreningen Studenterhus Odense og har hjemsted i Odense

Kommune. I daglig tale også kaldet Studenterhus Odense og Studenterhuset.


§2 Stiftelse

Foreningen er stiftet 18. december 2006 af de studerende ved videregående uddannelser i

Odense.

 

§3 Formål

§3.1 Foreningen er forpligtet til:

  • At skabe og drive et tværfagligt, kulturelt og socialt samlingspunkt for de studerende

ved Syddansk Universitet (SDU), UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole (UCL) samt Syddansk Musikkonservatorium (SDMK).

  • At udbyde aktiviteter og events, der retter sig mod de studerende og deres interesser.

  • At skabe rum, hvor de studerende kan mødes med det lokale erhvervsliv.

§3.2 Foreningen har ingen partipolitiske eller religiøse tilhørsforhold og foreningen må ikke

bruges til disse formål.


§3.3 Foreningen er almennyttig, og et evt. overskud af midler anvendes altid i henhold til

foreningens formål.

 

§4 Foreningens drift

Foreningens drift finansieres af kommunalt tilskud, ved tilskud fra fonde,

uddannelsesinstitutioner og sponsorater fra erhvervsvirksomheder samt indtægter fra

aktiviteter indenfor foreningens formål. Et evt. overskud skal tilfalde foreningen og anvendes

i overensstemmelse med formålet jf. §3.


§5 Medlemsforhold

§5.1 Medlemsforhold

Alle studerende, der er fyldt 18 år, og som er indskrevet på et fuldtidsstudie ved SDU, UCL

og SDMK, er medlemmer af Foreningen Studenterhus Odense. Alle medlemmer er

opstillings- og stemmeberettigede i foreningen, dog kan der kræves dokumentation i form af

f.eks. fremvisning af gyldigt studiekort.

Aktive frivillige i foreningen, som ikke er indskrevet på fuldtidsstudie på SDU, UCL eller

SDMK har tale- samt stemmeret på generalforsamlingen, dog uden mulighed for at stille op

til posterne i bestyrelsen. For at blive aktiv frivillig skal man have optjent timer nok til at

erhverve sig et frivilligt kort.

 

§ 5.2 Eksklusion

Bestyrelsen kan beslutte at ekskludere et aktivt medlem, som ikke efterlever foreningens

formål eller som handler til skade for foreningen. Beslutningen kan appelleres til den

førstkommende generalforsamling, hvor bestyrelsens beslutning kan omstødes, hvis 2/3 af

de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for dette.

 

§6 Generalforsamlingen

§ 6.1 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

§ 6.2 Tidspunkt og indkaldelse

§ 6.2.1

Generalforsamling afholdes én gang årligt i perioden 15. marts til 15. april i

hjemstedskommunen.

§ 6.2.2

Generalforsamlingen skal indkaldes med minimum 4 ugers og maksimum 6 ugers varsel. Dette sker via offentlig opslag såsom hjemmeside, sociale medier og

uddannelsesinstitutioner.

§ 6.2.3

Foreningens regnskab skal være tilgængeligt senest 1 uge før generalforsamlingen via

foreningens hjemmeside.

§ 6.2.4

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig såfremt den er lovligt indkaldt jf. § 6.2.1 eller

§ 6.3.

§ 6.2.5

Forslag fra medlemmer til behandling under pkt. 6 i dagsordenen skal være bestyrelsen i

hænde senest 3 uger før generalforsamlingen afholdes og skal være tilgængelige for

medlemmerne senest 2 uger før generalforsamlingen. Ændringsforslag til indkomne forslag

kan ske senest på dagen for generalforsamlingen.


§ 6.3 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes på foranledning af ønske fra minimum tre

bestyrelsesmedlemmer. Indkaldelse skal ske med mindst 2 ugers varsel ved offentlige opslag.


§ 6.4 Møde og stemmeberettigede

Alle medlemmer er møde- og stemmeberettigede, dog kan der kræves dokumentation i form

af f.eks. fremvisning af gyldigt studiekort. Hvert medlem har én stemme og der kan ikke

stemmes med fuldmagt. Stemmeafgivning foregår ved håndsoprækning, men skal ske

skriftligt, såfremt blot én af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer begærer

dette. Alle beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de

stemmeberettigede. Ved stemmelighed falder forslaget. Dog skal beslutninger om

vedtægtsændringer ske med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes flertal jf. § 13.3


§ 6.5 Bestyrelses sammensætning og -valg
Bestyrelsen består af 10 faste medlemmer og 3 suppleanter.

 

  • 1 forperson vælges for to år i lige år og skal være studerende jf. §5.1.

  • 2 studerende vælges for 2 år i lige år og skal være studerende jf. §5.1.

  • 2 studerende vælges for 2 år i ulige år og skal være studerende jf. §5.1.

    • Mindst én af de 5 studerende skal være fyldt 25 år.

  • 3 suppleanter blandt studerende (§5.1), der vælges for et år og hvor mindst ét af medlemmerne der vælges skal være fyldt 25 år.

  • Til bestyrelsen skal der udpeges 3 fuldtidsansatte fra henholdsvis SDU, UCL og SDMK. Disse skal være fyldt 25 år. Uddannelsesinstitutionerne udpeger selv en ny repræsentant ved forfald.

  • Til bestyrelsen skal der udpeges 2 eksterne erhvervsrepræsentanter, udvalgt af

bestyrelsen for en periode af to år. Genudpegning kan finde sted. Disse skal være fyldt 25 år.


Valgte bestyrelsesmedlemmer tiltræder umiddelbart efter generalforsamlingen, og

bestyrelsen konstituerer sig selv på førstkommende bestyrelsesmøde.


§ 6.6 Konstituering

På førstkommende bestyrelsesmøde, efter generalforsamlingen, konstituerer bestyrelsen sig med næstforperson og kasserer blandt bestyrelsens medlemmer.

Derefter nedsætter bestyrelsen et forretningsudvalg i overensstemmelse med §7.3 Forretningsudvalget.
På konstituerende bestyrelsesmøde, efter Generalforsamlingen, udpeges endvidere 2 erhvervsrepræsentanter, der alle skal være fyldt 25 år. Der udpeges 1 ekstern repræsentant i lige år og 1 i ulige år.


§ 6.7 Forfald i bestyrelsen

Ved forpersonens forfald indtræder næstforpersonen som forperson frem til førstkommende ordinære generalforsamling. Ved forfald af bestyrelses øvrige medlemmer, indtræder suppleanter og bestyrelsen konstituerer sig selv.

Bestyrelsesmedlemmer fortsætter deres valgperiode ud, selv om medlemmet bliver færdigt

med sit studie eller ophører med sit studie.


§ 6.8 Dagsorden for den ordinære generalforsamling

Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent

  2. Valg af referent

  3. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i den forgangne valgperiode

  4. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab

  5. Budget for det indeværende regnskabsår til orientering

  6. Indkomne forslag

  7. Valg til bestyrelsen

    1. Forperson (lige år)

    2. 2 studerende (lige år)

    3. 2 studerende (ulige år)

    4. 3 suppleanter

  8. Eventuelt

 

§ 6.9 Dirigent

Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen og som ikke

må være et medlem af bestyrelsen.


§ 6.10 Referat

Referenten udarbejder et referat fra generalforsamlingen, som underskrives af referenten,

dirigenten og nyvalgte forperson for bestyrelsen. Referatet godkendes af bestyrelsen på

førstkommende bestyrelsesmøde og offentliggøres senest 2 uger herefter.

 

§7 Bestyrelsen

§ 7.1 Sammensætning

Bestyrelsen består af 10 faste medlemmer med tale- og stemmeret, samt 3 suppleanter med

taleret.

  • Forperson

  • Næstforperson

  • Kasserer

  • 7 menige bestyrelsesmedlemmer

  • 3 suppleanter

Udtræder et bestyrelsesmedlem inden udløb af en valgperiode, konstituerer bestyrelsen et

nyt medlem blandt sine suppleanter.


§ 7.2 Opgaver

Bestyrelsen varetager foreningens tarv udadtil og indadtil. Foreningens ledelse varetages af

bestyrelsen og forretningsudvalget. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden.

 

Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt

 

 

§ 7.3 Forretningsudvalget

Forretningsudvalget nedsættes af bestyrelsen, og består som minimum af forperson, næstforperson og kasserer. Daglig leder deltager som udgangspunkt i forretningsudvalgets møder.

 

§7.3.1 Forretningsudvalgets opgaver og virke
Forretningsudvalget faciliterer kommunikation og kontakt mellem bestyrelsen og organisationen. Forretningsudvalget mødes mindst en uge før hvert bestyrelsesmøde og derudover efter behov. 


Udvalgets opgaver er at:

  • Planlægge bestyrelsens arbejde, herunder at indkalde til bestyrelsesmøder med uges varsel, som hjemlet i §7.5.

  • Varetage den daglige kontakt mellem bestyrelsen og foreningens daglige leder.

  • Træffe afgørelser, som ligger uden for daglig leders beslutningsmandat, men som ikke kan afvente kommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen fastsætter den økonomiske ramme som hhv. daglig leder og forretningsudvalg kan agere inden for.

  • Varetage arbejdsopgaverne udpenslet i forretningsordenen for de enkelte tillidsposter.


§7.3.2 Sikkerhed og ligebehandling

Organisationen skal have en udarbejdet plan for foreningens medlemmer, frivillige, og medarbejderes sikkerhed og sikring af ligebehandling I forenings regi og virke. 

Planen udarbejdes efter behov af Forretningsudvalget, og godkendes af Bestyrelsen. Planen er gældende indtil en ny plan er udfærdiget og godkendt af Bestyrelsen.


§ 7.4 Daglig leder

Bestyrelsen ansætter en daglig leder, som i samarbejde med forretningsudvalget varetager

den daglige ledelse af Studenterhus Odense. Den daglige leder skal følge de retningslinjer

og anvisninger, som bestyrelsen fastsætter. Den daglige leder deltager som sekretær på

bestyrelsesmøder uden stemmeret.

Den daglige leder ansætter i samarbejde med forretningsudvalget foreningens øvrige

medarbejdere.


§ 7.5 Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes som minimum 4 gange årligt i valgperioden, når forpersonen finder det fornødent eller når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt.

Indkaldelse sker med mindst 2 ugers varsel. Dagsorden skal foreligge mindst 1 uge før

afholdelse af bestyrelsesmødet. Bestyrelsens suppleanter indkaldes automatisk til

bestyrelsens møder, medmindre andet bestemmes i bestyrelsens forretningsorden.


§ 7.6 Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 af dens stemmeberettigede medlemmer er til

stede, og når mødet er lovligt indkaldt. Kan et stemmeberettiget bestyrelsesmedlem ikke

deltage i et bestyrelsesmøde, kan dette medlem, eller et medlem af forretningsudvalget, indkalde en af de valgte suppleanter, som deltager i mødet med stemmeret.


§ 7.7 Beslutninger og afstemninger

Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed foretages en ny

afstemning. Ved fortsat stemmelighed er forpersonens stemme udslagsgivende.

Der kan ikke stemmes med fuldmagt til bestyrelsesmøder.

 

§ 7.8 Referat

Til bestyrelsesmøderne føres referat, som straks efter godkendelse af bestyrelsen sendes til

bestyrelsens medlemmer og til Odense Kommune. Referatet renses for personfølsomme

oplysninger før det offentliggøres for foreningens medlemmer, ansatte og

frivillige via hjemmeside, samt til SDU, UCL og SDMK.

 

§ 7.9 Inhabilitet

Hvis et medlem af bestyrelsen har personlige, organisatoriske eller økonomiske interesser i

en sag, der behandles af bestyrelsen, så har dette medlem pligt til at oplyse om sin

inhabilitet, hvilket skal føres til referat. Et bestyrelsesmedlem er inhabil såfremt et

bestyrelsesmedlem kan redegøre herfor. Bestyrelsen bestemmer om bestyrelsesmedlemmet

skal fratages stemmeret og/eller bedes forlade lokalet ved behandling af sagen.


§ 7.10 Aflønning

Forretningsudvalget og bestyrelsen kan aflønnes efter en fordelingsnøgle fastsat i forretningsordenen. Aflønning vurderes ud fra et hensyn til om der er lagt tid udover de opgaver der i forvejen tillægger bestyrelsen og forretningsudvalget naturligt.

 

§8 Frivillige, medlemmer og medarbejderforhold

§8.1 Frivilligudvalgets møder og organisering 

Foreningen skal nedsætte et frivilligudvalg med det formål at sikre de frivilliges stemme i organisationen, samt at sikre et godt samarbejde med foreningens ledelse.


§8.1.1. Frivilligudvalgets medlemmer

Der skal minimum afholdes 1 frivilligudvalgsmøde om året. På dette møde udpeges medlemmer af frivilligudvalget. Det tilfalder forretningsudvalget at organisere og sørge for afholdelse af møde(r) for frivilligudvalget. 

 

§8.1.2. Frivilligudvalgets opgaver og virke

Ud over at fungere som høringsorgan, kan udvalget indstille emner til behandling af

bestyrelsen, forretningsudvalget og daglig leder, men ikke stille krav herom. De frivillige

vælger selv, hvem der skal repræsentere dem i udvalget. 


§9 Ansatte

§9.1 Ansættelser:

Bestyrelsen ansætter en daglig leder efter stillingsopslag.

Daglig leder kan, evt. i samarbejde med forretningsudvalget, ansætte lønnet og ulønnet

personale til varetagelse af foreningens drift.

Daglig leder deltager i bestyrelsesmøder med taleret. Øvrigt lønnede ansatte har tale- og

stemmeret på generalforsamlingen, såfremt de er medlemmer af foreningen.


Lønnede ansatte kan ikke bestride bestyrelsesposter i foreningen. Undtagelse for dette er, at der kan sidde i bestyrelsen én deltidsansat i organisationen, der samtidig skal være studerende.

Aflønning af bestyrelsens- og forretningsudvalgets arbejde efter §7.10 anses ikke for en ansættelse under ovenstående definition. Bestyrelsen kan ikke aflønnes uden for de i Forretningsordenen og §7.10 anførte hensyn, uden at dette anses som en ansættelse.


§ 9.2 Foreningens daglige ledelse

Daglig leder har ansvar for foreningens daglige drift og ledelse, i henhold til bestyrelsens og

forretningsudvalgets principielle beslutninger, politikker, strategier og budgetter.


§ 10 Økonomi

§10.1 Regnskabsperiode og årsregnskab

Regnskabet følger perioden 1/1-31/12 og fremlægges på den ordinære generalforsamling og

skal være revideret af en ekstern statsautoriseret revisor udpeget af bestyrelsen.

Kan regnskab og/eller budget ikke udarbejdes rettidigt, indkalder bestyrelsen til en

ekstraordinær generalforsamling, når dette foreligger med henblik på godkendelse.

Årsregnskabet underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.


§ 10.2 Ansvar og disponering

Det er kassererens og bestyrelsens ansvar at føre tilsyn med at udgifter og indtægter

bogføres forsvarligt, således at dette kan danne grundlag for udarbejdelsen af

årsregnskabet. Det er kassererens ansvar, at der udarbejdes et årsregnskab for hver

afsluttende regnskabsår til godkendelse på generalforsamlingen.

Kassereren, forpersonen og ansatte kan med bestyrelsens godkendelse disponere over

foreningens midler, heriblandt bankkonti.


§ 10.3 Budget

Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget for det kommende regnskabsår til orientering på

generalforsamlingen.

 

§ 11 Tegning og hæftelse

§ 11.1 Tegning

Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af forpersonen og kassereren. Bestyrelsen kan

give tegningsret til ansatte i overensstemmelse med de retningslinier, der er indgivet for den

pågældende stilling.bVed køb, pantsætning eller salg af fast ejendom kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse.


§ 11.2 Hæftelse

Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med dennes til enhver tid tilhørende formue. Der

påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.


§ 12 Ophør

Beslutning om foreningens ophør skal ske med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes

afgivne stemmer, ved en ordinær generalforsamling. Beslutningen skal bekræftes ved en

 efterfølgende Ekstraordinær generalforsamling med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer.

Et evt. overskud ved opløsning af foreningens skal tilfalde formål eller aktiviteter, der ligger i

forlængelse af foreningens formål og udloddes efter generalforsamlingens anvisning.

Formuen kan ikke tilbageføres til foreningens stiftere og kan ej heller udloddes til

medlemmerne.


§13 Vedtægtsændringer

Ændringer af disse vedtægter kan kun ske på den årlige generalforsamling eller en

ekstraordinær generalforsamling.


§ 13.2 Det er bestyrelsens ansvar, at forslag til ændringer af vedtægter fremlægges for

foreningens medlemmer senest én uge før generalforsamlingen.


§ 13.3 Beslutning om vedtægtsændring træffes ved 2/3 flertal blandt de fremmødte,

stemmeberettigede medlemmer. Vedtægterne træder i kraft så snart de er vedtaget.

 


Underskrevet af bestyrelsen pr. 21/4 2022: